Archiviazione sostitutiva della documentazione cartacea e fiscale
I documenti cartacei vengono riprodotti in svariate copie da attribuire alle differenti persone, che hanno diverse competenze, essi poi, vengono gestiti attraverso una serie di azioni “analogiche”, che possono causare errori e inefficienze, per questi motivi, l’utilizzo della tecnologia può essere essenziale, consentendoci di gestire il materiale cartaceo prodotto in formato digitale.
La digitalizzazione della documentazione “analogica” può incrementare l’operatività dell’azienda, infatti, per gli aspetti organizzativi il processo di dematerializzazione sta acquisendo sempre più importanza, anche grazie alla pratica della conservazione sostitutiva.
La semplificazione dei processi organizzativi, è oggi una priorità aziendale, sia nell’ambito del privato, sia in quello della pubblica amministrazione, dove specialisti come Savino Solution, intervengono sempre più per supportare il conseguimento di questo processo.
Conservazione o Archiviazione Sostitutiva: i documenti elettronici vengono equiparati a quelli cartacei
La conservazione sostitutiva è un processo che viene gestito da esperti con competenze sia di tipo giuridico che di tipo informatico, infatti viene regolamentata dalla legge italiana ed europea, prevedendo nell’assunzione della responsabilità l’utilizzo della firma digitale e la marcatura temporale, elementi che garantiscono l’ufficialità del documento.
Gestire in maniera elettronica la documentazione vuol dire incontrare sempre di più le esigenze operative che necessitano di semplificazione, che avviene conseguentemente alla conversione dal cartaceo al digitale e che esperti del settore possono praticare in maniera efficace.
La scansione dei documenti cartacei, mediante dispositivi ottici, permette di velocizzare le operazioni aziendali grazie all’utilizzo di metadati, i quali favoriscono l’archiviazione e la ricerca di informazioni, attraverso una gestione appositamente regolamentata dalla normativa italiana e da quella europea.
Tre punti operativi della Conservazione Sostitutiva
Il principale obiettivo della digitalizzazione è il miglioramento dell’organizzazione dei documenti elettronici, una gestione che deve rispondere a specifiche soluzioni, che siano in grado di conferire ai documenti digitali il giusto valore legale e probatorio ed è qui che si innesta il valore dell’archiviazione digitale, composta di tre principali punti operativi: il versamento o acquisizione, l’archiviazione e la conservazione o distribuzione.
Il primo punto operativo consiste nell’acquisizione o versamento, una vera e propria conversione della documentazione cartacea in formato digitale. Attraverso appositi scanner avviene la trasformazione dei dati che successivamente sono sottoposti alla verifica dei requisiti tecnici e di quelli normativi. Il “rapporto di versamento” stilato e firmato dal responsabile della Conservazione Sostitutiva conclude questo passaggio.
Il secondo punto operativo è legato alla gestione del documento, che viene organizzato dal sistema di archiviazione digitale, verificato, dal punto di vista delle norme previste dal sistema di conservazione e firmato dal responsabile, che vi appone, anche, la marca temporale.
Il terzo punto operativo è la conservazione sostitutiva o conservazione digitale, che conferisce valore legale, civile e fiscale ai documenti trattati elettronicamente, che diventano, quindi, equivalenti ai quelli cartacei. Da questo momento in poi il materiale elettronico potrà essere predisposto per la distribuzione, in caso di specifiche richieste e ricerche.
Il responsabile della Conservazione Sostitutiva o Conservazione Digitale
Gli oneri e le responsabilità del referente dell’Archiviazione Sostitutiva, che si incarica del controllo delle attività legate alla dematerializzazione, vengono solitamente attribuiti a un esperto esterno all’azienda, come nel caso di Savino Solution, che si incarica di assumere responsabilità regolate dall’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”, in favore dell’innovazione tecnologica, che è ancora una volta un vero supporto per l’efficienza, l’operatività e la semplificazione dei processi aziendali.
Infatti, attraverso questa procedura i documenti elettronici, essendo equiparati a quelli cartacei, consentono sia alle aziende della pubblica amministrazione, che alle aziende private di risparmiare sui costi di gestione, della stampa, dello stoccaggio e dell’archiviazione, che sono attività che richiedono risorse economiche, temporali e occupazioni di enormi spazi.